Wenn Sie Ihr Unternehmen in eine Konferenz führen, sollten Sie sich über die Ziele im Klaren sein, die damit verfolgt werden. Eine Konferenz dient in erster Linie der Zusammenkunft von Personen zum Zwecke des Erfahrungsaustauschs und der Findung neuer konstruktiver Ideen. Schon vor der Konferenz sollte feststehen, wie das Ergebnis danach aussehen soll.

Was die Konferenz bewirken soll

Vor der Organisation oder dem Besuch einer Konferenz sollten jene Ziele feststehen, die durch die Konferenz für das Unternehmen erreicht werden sollen. Dazu gehören beispielsweise

• die Vermittlung von Neuigkeiten
• die Erhöhung der Mitarbeitermotivation
• neue Lösungen für Probleme
• die Konstruktion einer Basis für die Umsetzung strategischer Entscheidungen

Insbesondere können drei Zielbereiche festgelegt werden: Informieren, Entscheiden und Umsetzen. Bei einer Konferenz werden Mitarbeiter und Entscheidungsträger über ein bestimmtes Projekt der Unternehmensleitung informiert. Durch eine Abstimmung unter den Mitarbeitern wird das Projekt schließlich angenommen oder abgelehnt. Bei einer Annahme des Projekts durch die Mitarbeiter wird im Rahmen dieser Konferenz nach Möglichkeiten für die effiziente Abwicklung des Vorhabens gesucht.

Die Priorität von Zielen

Nicht alle Ziele, die in einer Konferenz verfolgt werden, haben die gleiche Priorität. Manche Zielsetzungen genießen Vorrang, andere haben eher nachrangige Bedeutung. Die einzelnen Ziele der Konferenz können nach verschiedenen Methoden priorisiert werden. Ziele können mit Nummern versehen oder nach dem ABC-System vergeben werden. Auch eine Unterscheidung in Muss-, Soll- und Kann-Ziele ist möglich.

Muss-Ziele sind die Punkte, die auf jeden Fall erreicht werden müssen, damit die Konferenz nicht scheitert. Dazu gehört beispielsweise die Festlegung eines fixen Konferenztermins. Zeit und Ort der Konferenz müssen ausreichend und rechtzeitig bekannt gegeben werden.

Soll-Ziele verhindern bei ihrer Nichterreichung zwar nicht die Konferenz, beeinflussen aber den Erfolg. Rechnet man bei einer Veranstaltung mit 500 Teilnehmern, kommen aber nur 150, so kann das als unbefriedigender Erfolg gewertet werden.

Kann-Ziele sind Zielsetzungen, die nicht erreicht werden müssen, jedoch als Wunschziele gelten. Zum Beispiel kann das Unternehmen das Ziel verfolgen, nach der Konferenz eine hundertprozentige Zustimmung zu einem neuen Projekt zu erhalten.

Das Design der Konferenz

Eine Konferenz sollte sich nicht auf Vorträge und Reden von Experten beschränken. Viel wichtiger ist es, das Publikum interaktiv in die Konferenz einzubeziehen. Anstatt einen Vortrag zu präsentieren, gibt es die Alternative, ein Brainstorming unter den Teilnehmern der Konferenz durchzuführen. Viele Konferenzen dienen dazu, neue Kontakte zu knüpfen. Das kann entweder dem Zufall überlassen werden oder man bezieht diese Prämisse bereits in die Planung der Konferenz ein. Wenn die Konferenz den Teilnehmern mit ähnlichen Interessen und Problemen einen Mehrwert bietet, ist bereits ein wichtiger Schritt getan.

Die Konferenz ist auch dazu da, den Dialog zwischen den Verantwortlichen des Unternehmen, den Mitarbeitern und den Kunden zu fördern. Je nachdem, in welchem dieser Bereiche der Schwerpunkt liegt, kann die Konferenz ganz klar auf diese Punkte ausgerichtet werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ziele zu kennen und klar zu definieren, die durch den Besuch und die Durchführung der Konferenz für das Unternehmen erreicht werden sollen.

Ziele Ihres Unternehmens

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an einer Konferenz teilnehmen lassen, müssen Sie ebenfalls Ziele definieren. Dabei stehen Fragen wie „Was soll den Teilnehmern bei der Konferenz vermittelt werden?“ oder „Welchen Mehrwert sollen die Teilnehmer durch die Konferenz erhalten?“ im Vordergrund.

Letztendlich sollen durch die Teilnahme an einer Konferenz bestimmte Ziele des Unternehmens leichter oder effizienter erreicht werden. Das kann eine bessere Mitarbeitermotivation oder die Optimierung von zukünftigen Arbeitstechniken sein. Weiterbildung ist ein zentrales Thema vieler Konferenzen. Außerdem können die Konferenzteilnehmer durch die Veranstaltung ihren Horizont erweitern oder neue Kontakte knüpfen, welche nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen von Bedeutung sind. Konferenzen, die von Experten geführt werden, sind ein geeignetes Mittel, um Wissen zu vermitteln. Dabei können auch konkrete Fragen an die Vortragenden und Referenten gestellt werden, die in der Betriebspraxis ansonsten unbeantwortet bleiben.

Auch zur Ideenfindung eignen sich manche Konferenzen. Ferner können bei Konferenzen Problemlösungen gefunden werden. Dies geschieht durch den Erfahrungsaustausch der einzelnen Konferenzteilnehmer. Konferenzen, Kongresse und Tagungen können jedoch auch als Plattform dienen, auf der sich ein Unternehmen selbst präsentiert. Darüber hinaus gibt es noch eine Menge anderer Ziele, die sich aus dem Besuch einer Konferenz ergeben können.