Nicht jede Konferenz hält für jedes Unternehmen die passenden Inhalte bereit. Es gibt eine Vielzahl von Konferenzen und Tagungen, die sich mit den unterschiedlichsten Themen beschäftigen. Deshalb ist es wichtig, aus dem breiten Angebot an Veranstaltungen die richtige zu finden. Dabei spielen auch Art und Form der Konferenz eine Rolle.

Die Vorbereitung

Um sich für eine spezielle Konferenz zu entscheiden, müssen Sie zuerst die Ziele kennen, die Sie mit dem Besuch der Konferenz verbinden. Was ist Ihnen wichtig? Die Erhöhung des Umsatzes, die Erschließung neuer Märkte oder neue Erkenntnisse in Ihrer Branche erlangen? All diese Fragen müssen Sie zuerst beantworten, um eine passende Veranstaltung auszuwählen. Dabei sollten Sie auf jeden Fall einen Blick in die Tagesordnung der Konferenz werfen. Eine Tagung kann auch dann interessant sein, wenn Sie zwar nicht unmittelbar mit Ihrer Branche zu tun hat, doch der oder die Vortragenden Personen sind, mit welchen Sie Kontakte knüpfen wollen.

Arten von Konferenzen

Es gibt eine Menge Konferenzen, Kongresse und Tagungen, die sich mit den unterschiedlichsten Themen auseinandersetzen. Dabei kann man jedoch einzelne Konferenztypen unterscheiden. Bei einer Informationskonferenz werden hauptsächlich neue Kenntnisse und Erfahrungen auf einem bestimmten Spezialgebiet vermittelt. Diese Informationen werden gesammelt und interpretiert und den Teilnehmern der Konferenz wird die Möglichkeit geboten, diese Informationen auch richtig zu verstehen. Das geschieht in erster Linie bei Fachtagungen im wissenschaftlichen Bereich, in der Forschung oder bei der Vorstellung neuer technologischer Entwicklungen.

Im Rahmen einer Problemlösungskonferenz werden hingegen bereits vorhandene Informationen ausgewertet und die sich daraus ergebenden Probleme werden analysiert. Danach sucht man gemeinsam mit den Konferenzteilnehmern nach Möglichkeiten, anstehende Probleme zu beheben und Fragen zu klären. Das ist häufig bei unternehmensinternen Konferenzen der Fall, wenn es um Umstrukturierungsmaßnahmen geht.

Spezielle Formen der Konferenz

Konferenzen können auch nach anderen Gesichtspunkten bewertet werden. Dabei stehen die Zahl der Teilnehmer, die Vertreter verschiedener Hierarchie-Ebenen eines Unternehmens oder die Art der Information im Mittelpunkt. Zu diesen Formen der Konferenz zählen beispielsweise Besprechungen, Tagungen, Seminare, Betriebsversammlungen und Pressekonferenzen.

Besprechungen finden in der Regel in einem kleinen Kreis statt. Nur wenige Personen sind dabei mit von der Partie, und die Durchführung einer Besprechung erfordert keine umfangreiche Vorbereitung.

Eine Tagung informiert meist Führungskräfte von Unternehmen über bestimmte Entwicklungen oder versucht die Manager zu motivieren.

Seminare dienen in erster Linie der Weiterbildung und werden für Mitarbeiter eines Unternehmens durchgeführt.

Betriebsversammlungen oder Aufsichtsratssitzungen sind hingegen auf einen bestimmten Personenkreis innerhalb eines Unternehmens ausgerichtet.

In einer Pressekonferenz stellt ein Unternehmen ein bestimmtes Thema einer breiten Öffentlichkeit vor und bedient sich dabei der Medien.

Welche Konferenz ist sinnvoll?

Die Frage nach der Sinnhaftigkeit der Teilnahme an einer bestimmten Konferenz stellt sich spätestens dann, wenn man die Veranstaltung näher unter die Lupe nimmt. Bevor man eine Konferenz besucht, ist es deshalb vorteilhaft, wenn man sich schon vorher mit den Themen der Konferenz vertraut macht. Auch die Art und die Form der Konferenz kann dabei gewählt werden. Reine Informationskonferenzen finden heute kaum noch in großem Stil statt. Um Informationen zu verbreiten, werden meist digitale Medien verwendet. Auch Online-Konferenzen sind dafür ein geeigneter Weg.

Herkömmliche Konferenzen, die an einem speziellen Ort stattfinden, sind in der Regel mit einem hohen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden. Das gilt sowohl für den Konferenzveranstalter als auch für die Teilnehmer.

Eine Konferenz in einer fremden Stadt zu besuchen, ist mühsam und mit entsprechenden Kosten verbunden. Nicht nur die Tagungsgebühren müssen bezahlt werden, sondern auch der Aufenthalt. Dazu zählen die Kosten für die An- und Abreise sowie für die Übernachtung und Verpflegung.

All dies entfällt natürlich bei Konferenzen, die mithilfe von digitalen Medien durchgeführt werden.

Manche Konferenzen lassen sich jedoch nur vor Ort durchführen. Das sind Veranstaltungen, die sich mit Problemen oder Konflikten beschäftigen. Eine Betriebsversammlung wird wahrscheinlich bevorzugt im Unternehmen selbst durchgeführt werden. Das Gleiche gilt für Aufsichtsratssitzungen oder Generalversammlungen.

Seminare können dagegen an einem entspannten Ort veranstaltet werden. Die Durchführung einer Weiterbildungsmaßnahme in einer angenehmen Umgebung erhöht die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter. Dafür ist es notwendig, eine geeignete Location für das Seminar oder die Schulung auszusuchen. Auch Arbeitskonferenzen können in einer derartigen Umgebung bessere Ergebnisse liefern als eine Sitzung in einem konventionellen Sitzungssaal oder einer kalten Aula.