Wer sich auf eine Konferenz begibt, sollte sich dafür eingehend vorbereiten. Dazu gehört jedoch nicht nur eine inhaltliche, sondern auch eine organisatorische Vorbereitung.

Die richtige Konferenz finden

Zuerst muss man sich darüber Gedanken machen, welche Konferenz man besuchen will. Das Internet bietet eine umfangreiche Übersicht über aktuelle Konferenzen und Tagungen. Parallel dazu sollte man auch Fachmagazine studieren. Für junge Unternehmen stellt der Besuch einer Konferenz manchmal eine finanzielle Herausforderung dar, da hier noch nicht ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Doch gerade Start-up-Unternehmen können auf Fachkonferenzen viel lernen.

Die richtige Terminierung

Tagungen und Konferenzen müssen rechtzeitig gebucht werden. Meist sind die Plätze für Teilnehmer limitiert. Auch eine Stornierung ist danach nur noch schwer möglich. Neben der Anmeldung für die Konferenz ist es auch notwendig, ein Hotel zu buchen sowie für die rechtzeitige An- und Abreise zu sorgen. Auch diese Aufgaben müssen koordiniert werden. Während der Abwesenheit im Unternehmen durch die Teilnahme an einer Konferenz sollten auch alle Weichen für eine Vertretung gestellt werden. Wer erledigt in der Zwischenzeit die Aufgaben im Unternehmen und an wen kann man diese Agenden delegieren? Diese Fragen müssen ebenfalls beantwortet werden.

Die richtige Ausrüstung

Für die Teilnahme an einer Tagung, einem Kongress oder einer Konferenz ist auch das Equipment entscheidend. Laptop, Notebook und Smartphone gehören ebenso ins Gepäck wie der gute alte Notizblock und der Kugelschreiber. Daneben sollten auch ausreichend Visitenkarten und eigenes Werbematerial eingepackt werden. Auch die Kleidung muss für die Tagung gewählt werden. Man sollte nicht overdressed auf einer Konferenz erscheinen, aber auch nicht in einem schlampigen Outfit. Beides macht keinen guten Eindruck auf andere Konferenzteilnehmer. Allerdings kann bei der Kleidung durchaus ein persönlicher Stil gezeigt werden. Das Gleiche gilt auch, um sich einem Branchenimage anzupassen. Werbetreibende und Mitarbeiter in der Kreativbranche können sich durchaus etwas außergewöhnlicher kleiden. Dabei sollte man jedoch nicht übertreiben.

Der eigene Vortrag

Wer auf einer Tagung selbst einen Vortrag hält oder als Referent eingeladen ist, muss sich ebenfalls entsprechend darauf vorbereiten. Bei vielen Konferenzen gibt es einen sogenannten„Call Of Papers“. Dabei können Vortragsvorschläge bereits im Vorfeld der Konferenz eingebracht werden. Die Auswahl der Vorträge übernimmt dabei der Konferenzveranstalter selbst. Wer selbst keinen Vortrag hält, sollte sich trotzdem Gedanken zum Ablauf der Veranstaltung machen. Nicht jeder Workshop und jeder Vortrag muss besucht werden. Am besten wählt man Tagungspunkte aus, die für das eigene Unternehmen oder die persönlichen Anforderungen wichtig sind. Diese Punkte bilden die Schwerpunkte des Konferenzbesuchs.

Die Nachbearbeitung

Nach der Konferenz geht es an die Nachbearbeitung der gewonnenen Erfahrungen. Sie müssen in den meisten Fällen auch im eigenen Unternehmen den Mitarbeitern präsentiert werden. Machen Sie sich deshalb während der Konferenz immer Notizen. Ob Sie dies mit Papier und Bleistift tun oder mithilfe eines Tablets, bleibt Ihnen überlassen. Werten Sie Ihre Notizen am Konferenzabend in Ihrem Hotelzimmer in Ruhe aus. Dadurch finden Sie heraus, welchen Mehrwert eine Tagung oder ein Kongress für Ihr Unternehmen gebracht hat.

Durch die Auswertung der Ergebnisse lässt sich nach der Konferenz eine entsprechende Präsentation zusammenstellen. Bei dieser stellen Sie die gewonnenen Eindrücke dem Publikum in Ihrem Unternehmen vor. Fragen und Probleme, die durch die Tagung erfolgreich behandelt werden konnten, können ebenfalls dargestellt werden.

Das eigene Rahmenprogramm

Bei den meisten Tagungen, Kongressen oder Konferenzen wird auch ein unterhaltsames Rahmenprogramm geboten. Wenn Sie daran teilnehmen, können Sie diese Veranstaltungen ebenfalls für persönliche Gespräche nutzen oder neue Kontakte knüpfen. Neben diesen Veranstaltungen ist es jedoch auch wichtig, eigenen Interessen einen Spielraum zu geben. So können Sie durchaus auch Ihre Angelausrüstung oder Ihr Sportgerät mitnehmen, um nach einem anstrengenden Konferenztag zu relaxen. Das ist vor allem dann gut möglich, wenn sich der Tagungsort in einer attraktiven Urlaubsgegend befindet.

Der Besuch einer Konferenz muss daher keineswegs langweilig sein. Die Teilnahme an derartigen Veranstaltungen hilft fast immer, seinen persönlichen Horizont auf irgendeine Weise zu erweitern. Konferenzen haben nicht nur informativen Charakter, sondern sind auch eine Plattform für den Erfahrungsaustausch und das Kennenlernen neuer Menschen. In den meisten Fällen bringt ein Konferenzbesuch immer einen Mehrwert mit sich. Das Angebot an derartigen Events ist relativ groß und in manchen Branchen gehört ein Konferenzbesuch einfach zum Business dazu.